SP Sem Papel

Os avanços das Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) estão trazendo ao mundo em que vivemos um ritmo de transformação sem precedente na História e que impactam também na gestão documental, onde vivenciamos na administração pública um crescimento exponencial da informação produzida, coletada, processada, armazenada e disseminada. Com esse volume massivo de informações, observamos a gradual substituição do papel pelo meio digital na produção da documentação pública e, por isso, o Centro Paula Souza vem se preparando para lidar com estas mudanças tecnológicas, de modo a buscar adequação à política nacional de gestão, preservação e acesso aos documentos públicos digitais, com a orientação do Apesp e auxílio da Prodesp.

As vantagens do meio digital são bem difundidas e reconhecidas por todos. Entre seus benefícios, podemos destacar: a facilidade de criação, edição e revisão dos documentos; a possibilidade de rápida distribuição da informação por meio da internet; e o reduzido espaço de armazenamento quando comparado aos grandes volumes ocupados pelos papéis acumulados nos arquivos.

Um passo importante para a gestão digital arquivística de documentos no Centro Paula Souza, foi a implantação do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações (SPdoc), em meados de 2018, que despertou um novo olhar na  gestão documental da nossa Instituição  e, agora, vem somar a esses esforços o Programa SP Sem Papel, que colaborará com o processo de aprendizado de como devemos lidar com os desafios impostos pela inovação tecnológica, de modo a garantir o acesso, a autenticidade, a confiabilidade, a integridade e a preservação dos documentos públicos digitais.

O Sistema de Documentos Digitais do SP Sem Papel é um produtor de documentos nato-digitais de todos os modelos contidos na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e também na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim do CPS. Ele permite a assinatura eletrônica e a tramitação digital de documentos, de forma célere, segura e transparente. Além disso, suas diversas funcionalidades, adaptadas para Administração Pública Estadual, garantem não apenas o correto ciclo de vida de um documento, mas também a forma de trabalho já praticada nos órgãos e entidades do Estado.

O que é SP Sem Papel?

SP Sem Papel é o programa do Governo do Estado de São Paulo para reduzir / eliminar gradualmente o trâmite de papel no âmbito da Administração Estadual e no seu relacionamento com outras esferas de governo, mediante, entre outras iniciativas, ações de desburocratização e a adoção do processo digital. 

O portal SP Sem Papel é uma plataforma corporativa para a produção, tramitação, gestão e controle de processos / documentos digitais, que garante a classificação dos documentos no ato de sua produção de acordo com a Política Estadual de Arquivos.

Também assegura a preservação e a transparência dos documentos produzidos pela Administração Paulista, com controle de documentos sigilosos, e a confiabilidade por meio de assinatura por autenticação ou certificação digital.

Benefícios

  • Eficiência e sustentabilidade: Administração pública mais moderna e sustentável.
  • Produção padronizada e racional de documentos: Aderente à política estadual de arquivos e com destinação final / eliminação automática nos prazos previstos nas tabelas de temporalidade.
  • Redução de gastos: Economia com serviços de impressão, transporte e correio.
  • Produtividade e agilidade: Acesso via internet, garantindo a produção, a assinatura e o trâmite dos documentos para outras áreas ou órgãos a qualquer hora.
  • Transparência: Acompanhamento do andamento dos documentos, das obras e dos serviços contratados pelo Governo do Estado de São Paulo em tempo real por meio de pesquisa simplificada.
  • Trabalho facilitado: Produção dos documentos simples e fácil a partir do editor de textos integrado e de modelos disponíveis.
  • Confiabilidade: Autenticidade dos documentos garantida por meio de assinatura digital única ou em lote.
  • Navegação intuitiva: Funcionalidades disponibilizadas de acordo com o perfil dos usuários.

Como usar

Está disponível no site do Programa SP Sem papel, no menu “Serviços”, os seguintes sistemas:

  • Documentos Digitais: Inclusão, Pesquisa, Assinatura e Tramitação de documentos digitais;
  • Demandas: Solicitações e acompanhamentos de acordos bilaterais;
  • Capacitação: Tutoriais de capacitação.

Como era no papel, como fica no digital

Quando um tipo de documento físico passa a ser um documento digital, ocorrem algumas mudanças nas ações relativas a ele. É possível verificar as principais mudanças acessando a tabela comparativa.

Diariamente, o Centro Paula Souza produz e recebe volumes expressivos de documentos que se acumulam, ano após ano. Organizar essa massa documental acumulada, definir normas e procedimentos que regulem a produção, a tramitação e a organização de documentos públicos, bem como avaliar quais documentos podem ser eliminados e quais devem ser preservados são atividades técnicas que integram uma política de gestão documental.

documento público, considerado documento de arquivo, é aquele produzido, recebido e acumulado pelos órgãos e pelas entidades, conservado com o objetivo de informar ou dar prova de um ato a uma organização ou pessoa, no contexto de suas obrigações legais ou na realização de suas atividades. É importante notar que essas tarefas estão postas para todos aqueles que trabalham com esses documentos, ou seja, todos os agentes públicos.

O que são e o que promovem os documentos de arquivo?

  • São produzidos e acumulados pela instituição no desempenho de suas atribuições legalmente estabelecidas;
  • Registram as funções e atividades de uma instituição;
  • Subsidiam e comprovam as ações administrativas;
  • Garantem a eficácia administrativa e jurídica dos atos;
  • No caso de documentos de arquivo de guarda permanente, são preservados porque possuem valores além daqueles para os quais foram produzidos ou acumulados (valor cultural, informativo, histórico, probatório etc.), formando, assim, o patrimônio público.

Os documentos de arquivo têm como principais características

  • a naturalidade: a produção natural, decorrente das atribuições legais;
  • a organicidade: a integração com o contexto de produção;
  • a autenticidade: o valor de prova;
  • a unicidade: cada documento é único.

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Os documentos de arquivo podem ser

Documentos simples ou avulsos:

Documentos formados por um único item documental. Ex.: ofício, memorando, relatório. Obs.: um documento simples pode conter inúmeras folhas.

Documentos compostos:

São os documentos que, ao longo de sua trajetória, acumulam vários documentos simples. Exemplos: processo, prontuário, expediente e dossiê. 

Com finalidade de auxiliar os servidores a entenderem os conceitos das espécies documentais produzidas por esta Autarquia, favor consultar o item “Glossário”.

Os documentos de arquivo têm como principais características:

  • documentos de controle interno criados para agilizar a recuperação e a sistematização de informações;
  • comunicações informais entre agentes.

Instrumentos da gestão documental

A gestão documental conta com uma série de instrumentos ou ferramentas que apoiam suas atividades. São eles:

Plano de Classificação de Documentos (Meio e Fim do CPS)

Instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. A aplicação do Plano de Classificação garantirá a padronização da denominação dos documentos em toda a Administração Pública Estadual, bem como a recuperação do seu contexto original de produção, ou seja, a identificação da função, subfunção e atividade que determinaram a sua produção ou acumulação.

  • Clique aqui para visualizar o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades Meio – 2.ed., 2019;
  • Clique aqui para visualizar o Decreto nº 48.898, de 27 de agosto de 2004, que regulamenta o PCD-Meio;
  • Clique aqui para visualizar a Portaria CEETEPS-GDS-2148, de 6-7-2018, DOE 13-07-2018, que homologa o Plano de Classificação, o Índice Alfabético, Remissivo e Permutado e a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim do Centro Estadual de Educação Tecnológica Paula Souza

 

Tabela de Temporalidade de Documentos (Meio e Fim do CPS)

Instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define os prazos de guarda e a destinação final de cada série documental.

  • Clique aqui para visualizar a publicação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades Meio – 2.ed., 2019;
  • Clique aqui para visualizar o Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004, que regulamenta a TTD-Meio;
  • Clique aqui para visualizar a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim do Centro Estadual de Educação Tecnológica Paula Souza.

Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc

É um sistema que promove a gestão arquivística de documentos convencionais (aqueles predominantemente no suporte físico material papel) produzidos no CPS, desde a sua produção até a sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.

O SPdoc é uma aplicação web, concebida em conformidade com a política estadual de gestão de documentos formulada pelo Arquivo Público do Estado, por meio do seu Departamento de Gestão do SAESP e desenvolvida pela Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo – PRODESP. Disponível em: http://201.55.10.54/spdoc/publico/login.aspx

São Paulo Sem Papel - SP Sem Papel

É o programa do Governo do Estado de São Paulo para reduzir / eliminar gradualmente o trâmite de papel no âmbito da Administração Estadual e no seu relacionamento com outras esferas de governo, mediante, entre outras iniciativas, ações de desburocratização e a adoção do processo digital. O SP Sem Papel é uma plataforma corporativa para a produção, tramitação, gestão e controle de processos / documentos digitais, que garante a classificação dos documentos no ato de sua produção de acordo com a Política Estadual de Arquivos. Também assegura a preservação e a transparência dos documentos produzidos pela Administração Paulista, com controle de documentos sigilosos, e a confiabilidade por meio de assinatura por autenticação ou certificação digital.  Disponível em: https://www.spsempapel.sp.gov.br/

Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo da Administração Pública

O Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo para a Administração Pública do Estado de São Paulo deve ser lido atentamente para a correta produção e tramitação dos documentos de arquivo do CPS, devendo o servidor observar os procedimentos específicos aos documentos digitais, disponíveis nos manuais do SP Sem Papel.

Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel

Deve ser lido atentamente para a correta produção e tramitação dos documentos digitais de arquivo do CPS, em conformidade com os dispositivos legais que regem o SP Sem Papel.

  • Clique aqui para visualizar a Resolução SG-57, de 30 de setembro de 2019, que aprova o “Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”, define procedimentos e dá providências correlatas;
  • Clique aqui para visualizar a Portaria UAPESP/SAESP 3. de 8 outubro de 2020, que substituiu o Anexo da Resolução SG-57, de 30-09-2019. Atenção às alterações extremamente relevantes.

Manual Básico de Operações Sistema SP Sem Papel

O Manual Básico de Operações Sistema SP Sem Papel (versão 8 – 16/06/2020) visa orientar as funcionalidades e operações do Sistema de “Documentos Digitais” do SP Sem Papel para a correta produção e tramitação dos documentos digitais de arquivo do CPS, em conformidade com os procedimentos da APESP e Prodesp.

Capacitação: Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA)

Para conhecer melhor as atividades e as ferramentas de gestão documental, os servidores do CPS têm acesso ao serviço de “Capacitação”, que contém um Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA), com cursos autoinstrucionais vídeos, FAQ (perguntas frequentes), ambientes de treinamento, web conferências e midiateca, disponíveis no site: https://treinamentos.spsempapel.sp.gov.br/acesso/.

Para conhecer melhor as atividades e as ferramentas de gestão documental, os servidores do CPS têm acesso ao serviço de “Capacitação”, que contém um Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA), com cursos autoinstrucionais vídeos, FAQ (perguntas frequentes), ambientes de treinamento, web conferências e midiateca, disponíveis no site: https://treinamentos.spsempapel.sp.gov.br/acesso/.

Principais legislações que regem o Programa SP Sem Papel e a Gestão Documental

Atos NormativosEmentas
Decreto n. 22.789, de 19 de outubro de 1984Institui o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP.
Constituição Federal de 1988

Excertos, incisos XXXIII e LXXIII do art.5º; incisos I, III, IV e V do art.23º; incisos VII e VIII do art.24º; inciso IX do art.30º; incisos IV, § 1º, § 2º, § 4º e § 5º do art.216º da Constituição Federal.
Decreto n. 29.838, de 18 de abril de 1989Dispõe sobre a constituição de Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo nas Secretarias de Estado e dá outras providências.
Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004Dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Adminsitração Pública do Estado de São Paulo, define normas para a avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo e dá providências correlatas.
Decreto nº 48.898, de 27 de agosto de 2004Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades – Meio e dá providências correlatas.
Decreto nº 51.286, de 21 de novembro de 2006Altera a redação e inclui dispositivo que especifica no Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004, que dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, define normas para a avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo.
 Instrução Normativa APE/SAESP – 1,10/3/2009Estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta.
Instrução Normativa APE/SAESP – 2, de 2/12/2010 
 
Estabelece critérios para avaliação da massa documental acumulada e procedimentos para a eliminação, transferência e recolhimento de documentos à Unidade do Arquivo Público do Estado.
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011

Regula o acesso a informação previsto no inciso XXXIII do art.5º, no inciso II do § 3º do art.37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990, revoga a Lei nº11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
Decreto n° 7.724, de 16 de maio de 2012 Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5°, no inciso II do § 3° do art. 37 e no § 2° do art. 216 da Constituição.
Decreto nº 58.052, de 16 de maio de 2012Regulamenta a Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações, e dá providências correlatas.
Decreto nº 60.145, de 11 de fevereiro de 2014Dispõe sobre recolhimento de documentos de guarda permanente, produzidos e acumulados pelos orgãos e entidades da Administração Pública estadual direta, indireta e fundacional, para a Unidade de Arquivo Público do Estado, da Casa Civil.
Decreto nº 60.334, de 3 de abril de 2014Aprova o Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo para a Administração Pública do Estado de São Paulo, e dá providências correlatas.
Decreto nº 61.836, de 19 de fevereiro de 2016

Dispõe sobre a classificação de documentos, dado ou informação sigilosa e pessoal no âmbito da Administração Pública direta e indireta
Portaria UAPESP/SAESP 2, de 4 de dezembro de 2018Dispõe sobre procedimentos para orientar a modelagem de documentos digitais
Decreto nº 63.382, de 9 de maio de 2018

Substitui os anexos do Decreto nº 48.898, de 27 de agosto de 2004, que aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio, e dá providências correlatas
Decreto nº 63.936, de 17 de dezembro de 2018

Dispõe sobre a administração, operação e implantação progressiva do Sistema SPdoc e dá providências correlatas.
Decreto nº 64.355, de 31 de julho de 2019

Institui o Programa SP Sem Papel, seu Comitê de Governança Digital e dá providências correlatas
Resolução SG-57, de 30 de setembro de 2019

Aprova o “Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”, define procedimentos e dá providências correlatas.
Portaria UAPESP/SAESP 3 . de 8 outubro de 2020

Substitui o Anexo da Resolução SG-57, de 30-09-2019, que aprova o “Manual de orientação para o uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”. define procedimentos e dá providências correlatas.
E-arq BrasilEspecífica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final. Todas essas atividades poderão ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, tendo sido desenvolvido em conformidade com os requisitos aqui apresentados, conferirá credibilidade à produção e à manutenção de documentos arquivísticos.

Visando orientar os servidores do Centro Paula Souza – CPS, quanto aos procedimentos para à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental, de modo a complementar e, em alguns casos, reforçar as informações do “Manual de orientação para o uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”, aprovado pela Resolução SG n° 57, de 30-09-2019 com substituição de anexo pela Portaria UAPESP/SAESP n° 3, de 08-10-2020, além de outros dispositivos legais vigentes que regem o Programa SP Sem Papel, a  Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA do CPS disponibiliza as seguintes instruções internas abaixo:

As instruções internas do CPS serão atualizadas sempre que houver necessidade, e caberá ao servidor se atentar ao uso da versão atualizada, disponibilizada nesta página.

Atos Normativos do CPS

  • PORTARIA Nº CPS GDS 2904/2020. Normatiza a implantação do Programa SP Sem Papel e aprova a Instrução Normativa CADA, que orienta o processo de transição da gestão documental física para o ambiente digital do Programa SP Sem Papel no Centro Estadual de Educação Técnica e Tecnológica Paula Souza – CEETEPS, de 14-10-2020.
  • PORTARIA CEETEPS-GDS Nº 2874/2020.Grupo de Trabalho para implantação do SP Sem Papel no âmbito da Autarquia, de 19-08-2020.
  • PORTARIA CEETEPS-GDS N°2586/2019. Dispõe sobre a reestruturação da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, do Centro Estadual de Educação Tecnológica Paula Souza – Ceeteps, de 16-5-2019.
  • PORTARIA CEETEPS-GDS N° 2223/2018. Dispõe sobre a reestruturação da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, do Centro Estadual de Educação Tecnológica Paula Souza – Ceeteps, de 11-9-2018.

Comunicados e Informativos CADA

Diante da necessidade de se adequar os procedimentos das coordenadorias ao SP Sem Papel (SPSP) e considerando que cabe à Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) a gestão de documentos digitais e o  acompanhamento da  implantação,  da  execução  e  da manutenção do  ambiente digital de gestão documental (conf. incisos I e II do art. 16 do Decreto nº 64.355 de 31 de julho de 2019), a CADA orienta:

  1. Todos os procedimentos das coordenadorias / departamentos / divisões que envolvam as Unidades Administrativas da Administração Central ou as Unidades Escolares deverão ser analisados por esta comissão antes de sua divulgação, com o intuito de se adequar tais procedimentos ao correto uso tanto do SPSP quanto da gestão dos documentos digitais;
  2. Para facilitar a análise dos procedimentos das áreas por esta comissão, foi desenvolvido um procedimento específico que deve ser seguido e que será apresentado a seguir;
  3. Para cada procedimento a ser analisado, a coordenadoria / departamento / divisão deverá elaborar um Expediente de Análise de Procedimento separado, ou seja, não serão analisados mais de um procedimento em um mesmo expediente;
  4. Deverá integrar ao Expediente o Formulário de Análise de Procedimento (FAP), em consonância com as orientações a seguir;

Qualquer dúvida com relação ao procedimento de análise, deve-se entrar em contato com a CADA por meio do email cada@cps.sp.gov.br.

Procedimento de Análise

O procedimento de Análise será feito pelo SPSP para que o requerente tenha tudo devidamente documentado e possa arquivá-lo em sua Mesa Virtual.

Objetivo

Analisar os procedimentos das coordenadorias / departamentos / divisões quanto ao correto uso:

  • do SPSP;
  • dos modelos documentais;
  • da gestão documental.

Fluxo de Atividades

Para o correto entendimento desse Procedimento de Análise, seguem as definições das colunas da tabela abaixo:

  • Ordem : trata-se de uma ordem meramente numérica para facilitar o diálogo em reuniões para a discussão do procedimento;
  • Atividade : é uma ação que deve ser feita pelo servidor para que aconteça algo, seja no mundo físico ou digital;
  • Responsável pela Atividade: é o servidor / coordenadoria / departamento / divisão que deve realizar a atividade;
  • Entradas : são os documentos necessários para se iniciar a realização da atividade em questão;
  • Saídas : são os documentos que resultarão após a realização da atividade em questão;
  • Observações : são orientações complementares que permitem aprofundar o entendimento do que deve ser feito na atividade.
OrdemAtividadeResponsável pela AtividadeEntradasSaídasObservações
01– Preencher o Formulário de Análise de Procedimentos (FAP)– Coordenadoria / Departamento / Divisão.– Formulário de Análise de Procedimentos (FAP).– FAP preenchido.– Caso haja alguma dúvida no preenchimento do FAP, entrar em contato com a CADA por meio do email, solicitando auxílio e então será designado um membro da CADA para ajudar no preenchimento.
02– Enviar o FAP devidamente  preenchido pelo SPSP para a CADA.– Coordenadoria / Departamento / Divisão.– FAP preenchido.– Expediente de Análise de Procedimento, modelo Expediente de atendimento, contendo:      – Memorando solicitando análise do procedimento;      – Captura do FAP em PDF/A, usando o modelo Documento Capturado;      – FAP na seção “Arquivos Auxiliares”, em arquivo editável (Excel) com alteração de nomenclatura: FAP_SIGLADAÁREA_procedimento.– Após o preenchimento do FAP, deve-se abrir um Expediente de atendimento no SPSP e inserir um memorando solicitando a análise do procedimento à CADA. Esse Expediente deve ter como assunto “Análise de Procedimento de xxxxx (indicar o nome do procedimento a ser analisado) ” e interessado o departamento / divisão solicitante. – Em seguida, deve-se gerar um arquivo PDF/A do FAP e incluí-lo logo após o memorando de solicitação no Expediente, usando, para isso, o modelo Documento Capturado. – Na sequência, deve-se incluir o FAP na Seção “Arquivos Auxiliares”, no formato Excel (editável) com alteração de nomenclatura para: FAP_SIGLADAÁREA_procedimento; – Por fim, deve-se tramitar o Expediente para GDS/CADA.
03– Definir e comunicar a dupla da CADA que fará a análise do FAP.– CADA.– Expediente de Análise de Procedimento, contendo o FAP preenchido.– Comunicado via chat do Microsoft Teams.– Designar a dupla da CADA que realizará a análise; – Comunicar a dupla da CADA sobre a necessidade de realizar a análise via Microsoft Teams.
04– Analisar o FAP em questão.– Dupla de Análise da CADA.– Expediente de Análise de Procedimento, contendo o FAP preenchido.– Expediente de Análise de Procedimento, juntando:      – Memorando informando que o FAP foi analisado;      – Captura do FAP analisado em PDF/A, usando o modelo Documento Capturado;      – FAP analisado na seção “Arquivos Auxiliares”, em arquivo editável com alteração de nomenclatura para: FAP_SIGLADAÁREA_procedimento_ANALISADO.– Inserir um memorando no Expediente informando que o FAP foi analisado; – Em seguida, deve-se gerar um arquivo PDF/A do FAP analisado e incluí-lo no Expediente, usando, para isso, o modelo Documento Capturado. – Na sequência, deve-se incluir o FAP analisado na Seção “Arquivos Auxiliares”, no formato Excel (editável) com alteração de  nomenclatura para: FAP_SIGLADAÁREA_procedimento_ANALISADO; – Por fim, deve-se tramitar o Expediente para o Departamento / Divisão interessado.
05– Agendar devolutiva da análise.– Dupla de Análise da CADA.– Expediente de Análise de Procedimento, contendo o FAP analisado.– Reunião com os responsáveis pelo procedimento agendada.– É interessante que todas as pessoas envolvidas com o procedimento participem dessa reunião para que entendem todos os pontos discutidos e se apropriem das correções e possam multiplicá-las.
06– Reunião para Devolutiva da Análise realizada pela CADA.– Dupla de Análise da CADA e Departamento / Divisão.– Expediente de Análise de Procedimento, contendo o FAP analisado.– Correções / adequações do procedimento por parte do Departamento / Divisão. 
06.1– Efetuar correções e adequações no FAB, com base na análise realizada.– Coordenadoria / Departamento / Divisão.– Expediente de Análise de Procedimento, contendo o FAP analisado. – Expediente de Análise de Procedimento, juntando:      – Memorando informando que o FAP foi corrigido e adequado;      – Captura do FAP corrigido e adequado em PDF/A, usando o modelo Documento Capturado;      – FAP corrigido e adequado na seção “Arquivos Auxiliares”, em arquivo editável com alteração de nomenclatura para: FAP_SIGLADAÁREA_procedimento_CORRIGIDO;– Inserir um memorando no Expediente informando que o FAP foi corrigido e adequado; – Em seguida, deve-se gerar um arquivo PDF/A do FAP corrigido e adequado e incluí-lo no Expediente, usando, para isso, o modelo Documento Capturado. – Na sequência, deve-se incluir o FAP corrigido e adequado na Seção “Arquivos Auxiliares”, no formato Excel (editável) com alteração de nomenclatura para: FAP_SIGLADAÁREA_procedimento_CORRIGIDO; – Por fim, deve-se tramitar o Expediente para a CADA.
06.2– Reanálise.– Dupla de Análise da CADA.– Expediente de Análise de Procedimento, contendo o FAP corrigido e adequado.– Expediente de Análise de Procedimento, juntando:      – Captura do FAP reanalisado em PDF/A, usando o modelo Documento Capturado;      – FAP reanalisado na seção “Arquivos Auxiliares”, em arquivo editável com alteração de nomenclatura para: FAP_SIGLADAÁREA_procedimento_REANALISADO; – Caso o FAP seja deferido, seguir para o item 07; – Nesta etapa poderá ocorrer uma repetição das atividades 05, 06 e 06.1 até que o procedimento em análise seja deferido (aprovado); – Inserir um memorando no Expediente informando que o FAP foi reanalisado; – Em seguida, deve-se gerar um arquivo PDF/A do FAP reanalisado e incluí-lo no Expediente, usando, para isso, o modelo Documento Capturado. – Na sequência, deve-se incluir o FAP reanalisado na Seção “Arquivos Auxiliares”, no formato Excel (editável) com alteração de nomenclatura para: FAP_SIGLADAÁREA_procedimento_REANALISADO; – Por fim, deve-se tramitar o Expediente para o Departamento / Divisão interessado.
07Envio de Expediente com o deferimento do procedimento.Dupla de Análise da CADA.Expediente de Análise de Procedimento, contendo o FAP reanalisado.– Expediente de Análise de Procedimento, juntando:      – Memorando com deferimento do FAP;      – Captura do FAP deferido em PDF/A, usando o modelo Documento Capturado;      – FAP deferido na seção “Arquivos Auxiliares”, em arquivo editável com alteração de nomenclatura para: FAP_SIGLADAÁREA_procedimento_DEFERIDO.– Incluir memorando ao Expediente no qual se deve congratular o trabalho realizado e liberar o procedimento para divulgação para as unidades de ensino. – Após isso, deve-se gerar um arquivo PDF/A do FAP deferido e incluí-lo no Expediente, usando o modelo Documento Capturado. – Na sequência, deve-se incluir o FAP deferido na Seção “Arquivos Auxiliares”, no formato Excel (editável) com alteração de nomenclatura para: FAP_SIGLADAÁREA_procedimento_DEFERIDO; – Por fim, deve-se tramitar o Expediente para o Departamento / Divisão interessado.
08Arquivamento do Expediente de Análise de Procedimento.Coordenadoria / Departamento / Divisão.Expediente de Análise de Procedimento, contendo FAP deferido.– Expediente de Análise de Procedimento, contendo FAP deferido arquivado.– Seguir os passos para arquivamento de documentos compostos proposto no item “5. Arquivamento” do Manual Básico de operações.
ImportanteCaso a Coordenadoria / Departamento / Divisão, por qualquer motivo, resolva suspender a análise de seu procedimento, deve informar à CADA os motivos de tal decisão por meio de memorando juntado ao Expediente de Análise de Procedimento.

Estamos à disposição para eventuais esclarecimentos.

Atenciosamente, Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA).

Com finalidade de auxiliar os servidores a entenderem os conceitos das espécies documentais produzidas por esta Autarquia e, com isso, utilizarem os modelos de documentos adequados disponíveis no Programa SP Sem Papel, bem como proporcionar aos servidores entendimento dos termos técnicos arquivísticos mencionados nos documentos e instrumentos de gestão documental, sugerimos a consulta dos glossários disponíveis abaixo:

Glossário das espécies Documentais

Glossário de termos técnicos (completo) 

Para implementação do Programa SP Sem Papel e estabelecimento dos procedimentos a serem adotados pelo Centro Paula Souza, fica instituído as seguintes atribuições, observadas as disposições do Decreto nº 64.355, de 31 de julho de 2019:

I – Por meio da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, considerando também as disposições dos Decretos nº 29.838, de 18 de abril de 1989; nº 48.897, de 27 de agosto de 2004; e nº 58.052, de 16 de maio de 2012 e a Portaria CEETEPS-GDS n°2586/2019, caberá:

a) a gestão de documentos digitais;

b) o acompanhamento da implantação, da execução e da manutenção do ambiente digital de gestão documental;

c) a modelagem de documentos digitais, observado o disposto nos §§ 1º e 2º do artigo 15 do Decreto nº 64.355;

d) orientar a aplicação dos instrumentos e dos procedimentos de gestão documental;

e) a normatização dos procedimentos de gestão do sistema e de guarda de documentos em papel que forem digitalizados e inseridos no Programa SP Sem Papel, respeitadas as orientações gerais emanadas pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo;

f) expedir as instruções que regulamentarão os procedimentos de uso do Sistema Digital de Gestão Documental do Programa SP Sem Papel, disponibilizando-as aos servidores do CPS;

g) a elaboração das Instruções Normativas, bem como outros documentos orientativos, que serão atualizados sempre que houver necessidade, para melhor desempenho das funções administrativas, devendo o servidor se atentar às atualizações e as novas versões dos documentos;

h) acompanhar a produção documental do CPS e, se necessário, realizar a reclassificação;

i) o coordenador da CADA exercerá a função de Administrador do Programa SP Sem Papel, no âmbito do Centro Paula Souza, cabendo-lhe a inclusão e exclusão de usuários no sistema informatizado.

II – Por meio da Divisão de Informática – DI, caberá:

a) o provimento de suporte tecnológico local em primeiro nível aos usuários, bem como a abertura e o gerenciamento de chamados em segundo nível ao provedor do sistema digital do SP Sem Papel;

b) a disponibilização de solução tecnológica para armazenamento referenciado de documentos digitais cujos formatos não sejam suportados pelo Programa SP Sem Papel, de modo a assegurar acesso, autoria, autenticidade, integridade, confidencialidade e segurança desses documentos;

c) prestar assistência ao usuário na solução de eventuais problemas durante o uso do Serviço de Documentos Digitais.

III – Por meio da Seção de Protocolo e Arquivo – SPA/NCA/DAS/Ugaf, caberá:

a)  realizar os serviços de protocolo dos documentos físicos, como recebimento e distribuição de correspondências, autuação de processos físicos, encerramento e abertura de volumes que atingiram 200 folhas, arquivamento de documentos físicos, entre outros;

b) orientar os produtores na seleção do modelo de documento e procedimentos; c) monitorar a produção de documentos digitais e observar suas conformidades com os planos de classificação de documentos oficializados.

Dúvidas sobre as funcionalidades do Programa SP Sem Papel deverão ser dirimidas para o e-mail: suportesempapel@cps.sp.gov.br, até que seja concluído e divulgado o HelpDesk do CPS.

ATENÇÃO:

No site do Programa SP Sem Papel há três sistemas disponíveis no campo “Serviços“, com funções e objetivos diferentes, sendo:

1° – “Documentos Digitais“: remete ao ambiente oficial de produção, tramitação e guarda dos documentos digitais. O acesso ao Sistema de “Documentos Digitais” ocorrerá por meio do login (n° de matrícula do sistema e senha), que é pessoal e intransferível. Neste ambiente, consta no botão “Menu” o Manual de Operação do sistema e no botão “Tutoriais” vídeos e gravações de webconferências realizadas para esclarecer dúvidas sobre a utilização dos serviços do Programa SP Sem Papel;

2° – “Demandas”:  remete ao sistema de solicitações e acompanhamentos de acordos bilaterais, porém ainda não está habilitado ao CPS;

3° – “Capacitação“: remete ao Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) com os cursos autoinstrucionais, vídeos, FAQ (perguntas frequentes), ambientes de treinamento, web conferências e midiateca.  O acesso ao AVA é por meio do login (CPF e senha).

Disponibilizamos diversos materiais de apoio, que visam esclarecer dúvidas sobre a utilização dos serviços do Programa SP Sem Papel, no entanto, se as dúvidas persistirem ou se identificarem inconformidades, estas deverão ser encaminhadas ao Suporte do SP Sem Papel do CPS.