Programa SP Sem Papel
Os avanços das Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) estão trazendo ao mundo em que vivemos um ritmo de transformação sem precedente na História e que impactam também na gestão documental, onde vivenciamos na administração pública um crescimento exponencial da informação produzida, coletada, processada, armazenada e disseminada.
Com esse volume massivo de informações, observamos a gradual substituição do papel pelo meio digital na produção da documentação pública e, por isso, o Centro Paula Souza vem se preparando para lidar com estas mudanças tecnológicas, de modo a buscar adequação à política nacional de gestão, preservação e acesso aos documentos públicos digitais, com a orientação do Apesp e auxílio da Prodesp.
As vantagens do meio digital são bem difundidas e reconhecidas por todos. Entre seus benefícios, podemos destacar: a facilidade de criação, edição e revisão dos documentos; a possibilidade de rápida distribuição da informação por meio da internet; e o reduzido espaço de armazenamento quando comparado aos grandes volumes ocupados pelos papéis acumulados nos arquivos.
Um passo importante para a gestão digital arquivística de documentos no Centro Paula Souza, foi a implantação do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc, em meados de 2018, que despertou um novo olhar à gestão documental no CPS e em 2020 somou a esses esforços o Programa SP Sem Papel, em conformidade com o Decreto n. 64.355, de 31 de julho de 2019, de modo a garantir o acesso, a autenticidade, a confiabilidade, a integridade e a preservação dos documentos públicos digitais.
Embora o SP Sem Papel seja um sistema de produção de documentos nato-digitais, o Governo do Estado de São Paulo formalizou, dia 22 de maço de 2023, conforme noticiário disponível no site da Prodesp, a assinatura do Acordo de Cooperação Técnica com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) para adesão ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI), ferramenta utilizada pelo Governo Federal na gestão digital de documentos e processos. A iniciativa é coordenada pela Secretaria de Gestão e Governo Digital, com operação da Prodesp – Empresa de Tecnologia do Governo.
A nova ferramenta digital substituiu o SP Sem Papel no Centro Paula Souza, dia 12 de junho de 2023, conforme estabelecido pelo Decreto n° 67.641, de 10 de abril de 2023, que dispõe sobre o uso de meio eletrônico para a formalização de processo administrativo no âmbito da Administração Pública estadual e institui o Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo – SEI/SP, revogando as normativas que tratam sobre a produção e tramitação de documentos no SPdoc e no SP Sem Papel (SPSP), portanto, muitas funcionalidades do SPdoc, assim como do SPSP foram desativados para evitar a produção de documentos nos sistemas legados, permanecendo disponíveis somente as funcionalidades que visam a transição dos documentos para o novo sistema, encerramento e consulta de documentos.
No site do Programa SP Sem papel, menu “Serviços”, estão disponíveis os seguintes sistemas e módulos ao CPS:
- Agentes Externos à Administração Estadual: Cadastro de terceiros, visando a assinatura de contratos com o CPS;
- Documentos Digitais:Inclusão, Pesquisa, Assinatura e Tramitação de documentos digitais;
- Capacitação: Tutoriais de capacitação;
- Acessar Agente Externos: Acesso dos Agentes Externos para assinatura de contratos;
- Consulta de Protocolo: Consultar o andamento do documento, a partir do seu n° de protocolo.
Deve ser lido atentamente para a correta produção e tramitação dos documentos digitais de arquivo do CPS, em conformidade com os dispositivos legais que regem o SP Sem Papel.
Clique aqui para visualizar a Resolução SG-57, de 30 de setembro de 2019, que aprova o “Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”, define procedimentos e dá providências correlatas;
Clique aqui para visualizar a Portaria UAPESP/SAESP 3. De 8 outubro de 2020, que substituiu o Anexo da Resolução SG-57, de 30-09-2019. Atenção às alterações extremamente relevantes.
O Manual de Operação do SP Sem Papel está disponível no site do próprio Sistema (Portal SP Sem Papel – Projeto São Paulo Sem Papel), basta o usuário devidamente cadastrado se logar com o seu CPF e senha, clicar em “Menu” “Manual”. O manual deve ser lido atentamente para a correta produção e tramitação dos documentos natos-digitais de arquivo do CPS, em conformidade com os dispositivos legais que regem o Programa SP Sem Papel.
Disponibiliza aos servidores do CPS o acesso ao serviço de “Capacitação”, que contém um Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA), com cursos autoinstrucionais vídeos, FAQ (perguntas frequentes), ambientes de treinamento, web conferências e midiateca, disponíveis no site: https://treinamentos.spsempapel.sp.gov.br/acesso/.
Conforme estabelecido pelo Decreto n° 67.641, de 10 de abril de 2023, fica instituído, no âmbito da Administração Pública do Estado de São Paulo, o Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo – SEI/SP, de forma centralizada e integrada, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos, processos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental.
Sendo assim, os processos físicos ou de sistemas de processo administrativo legados (SPdoc e SP Sem Papel), cujo objeto seja a formalização ou a celebração dos instrumentos a que aludem o “caput” e § 1º do artigo 5° do Decreto n° 67.641, de 10 de abril de 2023, deverão ser digitalizados ou transferidos para o SEI/SP, conforme instruções normativas disponíveis no Portal do SEI/SP, em especial a Cartilha de Orientação para Transição de documentos digitais para o Sistema SEI/SP.
O SP Sem Papel ficará acessível para:
- Receber documentos de órgãos que ainda não aderiram ao SEI!;
- Capturar os documentos em andamento no SEI!;
- Arquivar documentos;
- Acessar documentos arquivados ou em acompanhamento.
NOVOS DOCUMENTOS serão produzidos no sistema SEI!
DOCUMENTOS EM ANDAMENTO não serão mais instruídos no SP Sem Papel e, sim, no SEI!
➢ EDITAR ou FINALIZAR documento temporário e;
➢ ASSINAR documentos pendentes de assinatura.
Antes do início da operação do SEI!, acesse o SP Sem Papel :
➢ FINALIZE ou EXCLUA os documentos temporários e;
➢ ASSINE ou CANCELE ou documentos pendentes de assinatura.
Veja mais informações, no ícone do SEI.
O cadastro de novo usuário no SP Sem Papel só será autorizado mediante requerimento do Superior Imediato da Unidade Administrativa e/ou da Unidade de Ensino (Superintendente de Etec, Coordenador de Fatec ou Chefes de Serviços Acadêmico e Administrativo), indicando a necessidade de uso do sistema para registrar a transição de documentos para o novo Sistema SEI, encerramento dos documentos e/ou pesquisa dos documentos encerrados do SP Sem Papel. Para isso deverá encaminhar os seguintes dados do servidor (usuário) à equipe do Suporte do SP Sem Papel(suportesempapel@cps.sp.gov.br):
- Nome Completo;
- CPF: 000.000.000-00;
- Cargo: Professor de Ensino Médio e Técnico (como exemplo);
- Função de Confiança: Coordenador de Projetos ou ATA I, II, III ou Chefe de Serviços Adm/Acad ou Superintendente de Etec ou Coordenador de Fatec etc. (como exemplos);
- E-mail pessoal institucional: nome.sobrenome@cps/etec/fatec/posgraduacao.sp.gov.br
- Unidade Administrativa de lotação: Etec/ Fatec xxx – Chefe de Serviço Adm/Acad ou Coordenadoria/Superintendência ou Biblioteca etc.
A partir do dia 12/06/2023, todos os documentos deverão ser produzidos e tramitados, exclusivamente, no SEI.
Cabe ao Superior Imediato da Unidade Administrativa e/ou da Unidade de Ensino (Superintendente de Etec, Coordenador de Fatec ou Chefes de Serviços Acadêmico e Administrativo) contatar a equipe do Suporte Sem Papel do CPS (suportesempapel@cps.sp.gov.br) para solicitar a desativação do usuário nas seguintes situações:
- afastamento;
- servidor requisitado por outros órgãos;
- cessação do vínculo com o CPS;
- aposentadoria do servidor;
- usuário especial desligado de função na instituição.
Nessas situações, o Superior imediato deverá informar o nome completo, CPF, Unidade Administrativa de lotação do servidor, além do documento comprobatório emitido por autoridade que ateste uma das situações acima (anexar documento que ateste o falecimento ou cópia do ato publicado em D.O. ou documento que comprove o ato).
| Tipo normativo | Número | Data | Ementa | Link |
| Decreto | 64.355 | 31/07/2019 | Institui o Programa SP Sem Papel, seu Comitê de Governança Digital e dá providências correlatas | Clique aqui |
| Instrução Normativa | APE/SAESP-1 | 10/03/2009 | Estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta. | Clique aqui |
| Portaria | UAPESP/SAESP 2 | 04/12/2018 | Dispõe sobre procedimentos para orientar a modelagem de documentos digitais. (Revogada pela Portaria UAPESP/SAESP nº 6, de 23 de agosto de 2021, que define procedimentos para orientar o mapeamento de documentos compostos e a modelagem de documentos digitais no ambiente digital de gestão documental “Documentos Digitais” do SP Sem Papel) | Clique aqui |
| Portaria | UAPESP/SAESP 3 | 08/10/2020 | Substitui o Anexo da Resolução SG-57, de 30-09-2019, que aprova o “Manual de orientação para o uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”. define procedimentos e dá providências correlatas. | Clique aqui |
| Portaria | UAPESP/SAESP 4 | 23/11/2020 | Substitui os Anexos I e II da Instrução Normativa APE/SAESP nº 1, de 10 de março de 2009, que definem os requisitos e metadados a serem adotados pelo ambiente digital de gestão documental do SP Sem Papel e por outros sistemas de gestão arquivística | Clique aqui |
| Portaria | UAPESP 2 | 11/06/2021 | Institui O Arquivo Digital na Unidade do Arquivo Público do Estado | Clique aqui |
| Portaria | UAPESP/SAESP 5 | 05/08/2021 | Orienta os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual sobre a digitalização de documentos públicos, a gestão e a preservação de seus representantes digitais para que produzam os mesmos efeitos legais de documentos originais | Clique aqui |
| Portaria | UAPESP/SAESP 6 | 25/08/2021 | Define procedimentos para orientar o mapeamento de documentos compostos e a modelagem de documentos digitais no ambiente digital de gestão documental “Documentos Digitais” do SP Sem Papel | Clique aqui |
| Portaria | Ceeteps-GDS 2874 | 19/08/2020 | Grupo de Trabalho para implantação do SP Sem Papel no âmbito da Autarquia. | Clique aqui |
| Portaria | Ceeteps-GDS 2904 | 14/10/2020 | Normatiza a implantação do Programa SP Sem Papel e aprova a Instrução Normativa CADA, que orienta o processo de transição da gestão documental física para o ambiente digital do Programa SP Sem Papel no Centro Estadual de Educação Técnica e Tecnológica Paula Souza – Ceeteps. | Clique aqui |
| Resolução | SG-57 | 30/09/2019 | Aprova o “Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”, define procedimentos e dá providências correlatas. | Clique aqui |
Dúvidas sobre as funcionalidades do Programa SP Sem Papel deverão ser direcionadas para o e-mail: suportesempapel@cps.sp.gov.br.