SP Sem Papel é o programa do Governo do Estado de São Paulo para reduzir / eliminar gradualmente o trâmite de papel no âmbito da Administração Estadual e no seu relacionamento com outras esferas de governo, mediante, entre outras iniciativas, ações de desburocratização e a adoção do processo digital. 

O portal SP Sem Papel é uma plataforma corporativa para a produção, tramitação, gestão e controle de processos / documentos digitais, que garante a classificação dos documentos no ato de sua produção de acordo com a Política Estadual de Arquivos.

Também assegura a preservação e a transparência dos documentos produzidos pela Administração Paulista, com controle de documentos sigilosos, e a confiabilidade por meio de assinatura por autenticação ou certificação digital.

No site do Programa SP Sem papel, menu “Serviços”, estão disponíveis os seguintes sistemas e módulos ao CPS:

• Agentes Externos à Administração Estadual: Cadastro de terceiros, visando a assinatura de contratos com o CPS;
• Documentos Digitais:Inclusão, Pesquisa, Assinatura e Tramitação de documentos digitais;
• Capacitação: Tutoriais de capacitação;
• Acessar Agente Externos: Acesso dos Agentes Externos para assinatura de contratos;
• Consulta de Protocolo: Consultar o andamento do documento, a partir do seu n° de protocolo.

Quando um tipo de documento físico passa a ser um documento digital, ocorrem algumas mudanças nas ações relativas a ele. É possível verificar as principais mudanças acessando a tabela comparativa.

Diante da necessidade de se adequar os procedimentos das coordenadorias ao SP Sem Papel (SPSP) e considerando que cabe à Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) a gestão de documentos digitais e o  acompanhamento da  implantação,  da  execução  e  da manutenção do  ambiente digital de gestão documental (conf. incisos I e II do art. 16 do Decreto nº 64.355 de 31 de julho de 2019), a CADA orienta:

1. Todos os procedimentos das coordenadorias / departamentos / divisões que envolvam as Unidades Administrativas da Administração Central ou as Unidades Escolares deverão ser analisados por esta comissão antes de sua divulgação, com o intuito de se adequar tais procedimentos ao correto uso tanto do SPSP quanto da gestão dos documentos digitais;
2. Para facilitar a análise dos procedimentos das áreas por esta comissão, foi desenvolvido um procedimento específico que deve ser seguido e que será apresentado a seguir;
3. Para cada procedimento a ser analisado, a coordenadoria / departamento / divisão deverá elaborar um Expediente de Análise de Procedimento separado, ou seja, não serão analisados mais de um procedimento em um mesmo expediente;
4. Deverá integrar ao Expediente o Formulário de Análise de Procedimento (FAP), em consonância com as orientações a seguir;

Qualquer dúvida com relação ao procedimento de análise, deve-se entrar em contato com a CADA por meio do email cada@cps.sp.gov.br.

O SP Sem Papel ficará acessível para:

• Receber documentos de órgãos que ainda não aderiram ao SEI!;

• Capturar os documentos em andamento no SEI!;

• Arquivar documentos;

• Acessar documentos arquivados ou em acompanhamento.

NOVOS DOCUMENTOS serão produzidos no sistema SEI!

DOCUMENTOS EM ANDAMENTO não serão mais instruídos no SP Sem Papel e, sim, no SEI!

Para implementação do Programa SP Sem Papel e estabelecimento dos procedimentos a serem adotados pelo Centro Paula Souza, fica instituído as seguintes atribuições, observadas as disposições do Decreto nº 64.355, de 31 de julho de 2019:

O cadastro de novo usuário no SP Sem Papel, conforme  Artigos 3º, 4º e 5º da Portaria Nº CPS GDS 2904/2020, deve ser requerido pelo superior imediato e encaminhado para o e-mail suportesempapel@cps.sp.gov.br, com os seguintes dados: 

– Nome Completo: ; 

– CPF: 000.000.000-00; 

– Cargo: Professor de Ensino Médio e Técnico (como exemplo); 

– Função de Confiança: Coordenador de Projetos ou ATA I, II, III ou Diretor de Serviços Adm/Acad ou Diretor de Escola Técnica ou Diretor de Fatec etc. (como exemplos); 

– E-mail pessoal institucional: nome.sobrenome@cps/etec/fatec/posgraduacao.sp.gov.br

– Unidade Administrativa de lotação: Etec/ Fatec xxx – Dir de serviço Adm/Acad ou Diretoria ou Biblioteca etc;. 

Aguardar o retorno do Suporte para obter orientações.

O cadastro de novos usuários no SPSP será realizado até a data de adesão do novo sistema SEI/SP no CPS, considerando que a partir deste dia, todos os documentos deverão ser produzidos e tramitados, exclusivamente, no SEI.

Conforme artigo 5º da Portaria Nº CPS GDS 2904/2020, cabe ao Superior Imediato da Unidade Administrativa ou da Unidade de Ensino contatar a equipe do Suporte Sem Papel do CPS (suportesempapel@cps.sp.gov.br) para solicitar a desativação do usuário nas seguintes situações:

I – afastamento;

II – servidor requisitado por outros órgãos;

III – cessação do vínculo com o CPS;

IV – aposentadoria do servidor;

V – usuário especial desligado de função na instituição.

Nessas situações, o Superior imediato deverá informar o nome completo, CPF, Unidade Administrativa de lotação do servidor, além do documento comprobatório emitido por autoridade que ateste uma das situações acima (anexar documento que ateste o falecimento ou cópia do ato publicado em D.O. ou  documento que comprove o ato).

Dúvidas sobre as funcionalidades do Programa SP Sem Papel deverão ser direcionadas para o e-mail: suportesempapel@cps.sp.gov.br.