Cada

Programa SP Sem Papel

Os avanços das Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) estão trazendo ao mundo em que vivemos um ritmo de transformação sem precedente na História e que impactam também na gestão documental, onde vivenciamos na administração pública um crescimento exponencial da informação produzida, coletada, processada, armazenada e disseminada.

Com esse volume massivo de informações, observamos a gradual substituição do papel pelo meio digital na produção da documentação pública e, por isso, o Centro Paula Souza vem se preparando para lidar com estas mudanças tecnológicas, de modo a buscar adequação à política nacional de gestão, preservação e acesso aos documentos públicos digitais, com a orientação do Apesp e auxílio da Prodesp.

As vantagens do meio digital são bem difundidas e reconhecidas por todos. Entre seus benefícios, podemos destacar: a facilidade de criação, edição e revisão dos documentos; a possibilidade de rápida distribuição da informação por meio da internet; e o reduzido espaço de armazenamento quando comparado aos grandes volumes ocupados pelos papéis acumulados nos arquivos.

Um passo importante para a gestão digital arquivística de documentos no Centro Paula Souza, foi a implantação do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc, em meados de 2018, que despertou um novo olhar à  gestão documental no CPS e em 2020 somou a esses esforços o Programa SP Sem Papel, que colabora com o processo de aprendizado de como devemos lidar com os desafios impostos pela inovação tecnológica, de modo a garantir o acesso, a autenticidade, a confiabilidade, a integridade e a preservação dos documentos públicos digitais. No entanto, o SP Sem Papel  já está com os seus dias contados, considerando que o Estado de São Paulo formalizou a assinatura do Acordo de Cooperação Técnica com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) para adesão ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI), ferramenta utilizada pelo Governo Federal na gestão digital de documentos e processos. A iniciativa é coordenada pela Secretaria de Gestão e Governo Digital, com operação da Prodesp – Empresa de Tecnologia do Governo.

Durante o evento, o governo estadual recebeu o Código Fonte para que as áreas técnicas possam atuar e iniciar a implementação do sistema integrado. A introdução do SEI nos processos administrativos do Estado será feita gradualmente, a partir da Secretaria da Casa Civil, com lançamento oficial a partir do dia 10 de abril de 2023. Já inclusão das demais secretarias e das administrações diretas e indiretas virão posteriormente, de forma escalonada.

A nova ferramenta digital substituirá o SP Sem Papel, conforme estabelecido pelo Decreto n° 67.641, de 10 de abril de 2023, que dispõe sobre o uso de meio eletrônico para a formalização de processo administrativo no âmbito da Administração Pública estadual e institui o Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo – SEI/SP, portanto, muitas funcionalidades do SPdoc, assim como do SPSP serão desativados para evitar a produção de documentos nos sistemas legados, permanecendo disponíveis somente encerramento e consulta de documentos.

SP Sem Papel é o programa do Governo do Estado de São Paulo para reduzir / eliminar gradualmente o trâmite de papel no âmbito da Administração Estadual e no seu relacionamento com outras esferas de governo, mediante, entre outras iniciativas, ações de desburocratização e a adoção do processo digital. 

O portal SP Sem Papel é uma plataforma corporativa para a produção, tramitação, gestão e controle de processos / documentos digitais, que garante a classificação dos documentos no ato de sua produção de acordo com a Política Estadual de Arquivos.

Também assegura a preservação e a transparência dos documentos produzidos pela Administração Paulista, com controle de documentos sigilosos, e a confiabilidade por meio de assinatura por autenticação ou certificação digital.

Eficiência e sustentabilidade

Administração pública mais moderna e sustentável.

Produção padronizada e racional de documentos

Aderente à política estadual de arquivos e com destinação final / eliminação automática nos prazos previstos nas tabelas de temporalidade.

Redução de gastos

Economia com serviços de impressão, transporte e correio.

Produtividade e agilidade

Acesso via internet, garantindo a produção, a assinatura e o trâmite dos documentos para outras áreas ou órgãos a qualquer hora.

Transparência

Acompanhamento do andamento dos documentos, das obras e dos serviços contratados pelo Governo do Estado de São Paulo em tempo real por meio de pesquisa simplificada.

Trabalho facilitado

Produção dos documentos simples e fácil a partir do editor de textos integrado e de modelos disponíveis

Confiabilidade

Autenticidade dos documentos garantida por meio de assinatura digital única ou em lote.

Navegação intuitiva

Funcionalidades disponibilizadas de acordo com o perfil dos usuários.

No site do Programa SP Sem papel, menu “Serviços”, estão disponíveis os seguintes sistemas e módulos ao CPS:

  • Agentes Externos à Administração Estadual: Cadastro de terceiros, visando a assinatura de contratos com o CPS;
  • Documentos Digitais:Inclusão, Pesquisa, Assinatura e Tramitação de documentos digitais;
  • Capacitação: Tutoriais de capacitação;
  • Acessar Agente Externos: Acesso dos Agentes Externos para assinatura de contratos;
  • Consulta de Protocolo: Consultar o andamento do documento, a partir do seu n° de protocolo.

Quando um tipo de documento físico passa a ser um documento digital, ocorrem algumas mudanças nas ações relativas a ele. É possível verificar as principais mudanças acessando a tabela comparativa.

Diante da necessidade de se adequar os procedimentos das coordenadorias ao SP Sem Papel (SPSP) e considerando que cabe à Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) a gestão de documentos digitais e o  acompanhamento da  implantação,  da  execução  e  da manutenção do  ambiente digital de gestão documental (conf. incisos I e II do art. 16 do Decreto nº 64.355 de 31 de julho de 2019), a CADA orienta:

  1. Todos os procedimentos das coordenadorias / departamentos / divisões que envolvam as Unidades Administrativas da Administração Central ou as Unidades Escolares deverão ser analisados por esta comissão antes de sua divulgação, com o intuito de se adequar tais procedimentos ao correto uso tanto do SPSP quanto da gestão dos documentos digitais;
  2. Para facilitar a análise dos procedimentos das áreas por esta comissão, foi desenvolvido um procedimento específico que deve ser seguido e que será apresentado a seguir;
  3. Para cada procedimento a ser analisado, a coordenadoria / departamento / divisão deverá elaborar um Expediente de Análise de Procedimento separado, ou seja, não serão analisados mais de um procedimento em um mesmo expediente;
  4. Deverá integrar ao Expediente o Formulário de Análise de Procedimento (FAP), em consonância com as orientações a seguir;

Qualquer dúvida com relação ao procedimento de análise, deve-se entrar em contato com a CADA por meio do email cada@cps.sp.gov.br.

O SP Sem Papel ficará acessível para:

  • Receber documentos de órgãos que ainda não aderiram ao SEI!;

  • Capturar os documentos em andamento no SEI!;

  • Arquivar documentos;

  • Acessar documentos arquivados ou em acompanhamento.

NOVOS DOCUMENTOS serão produzidos no sistema SEI!

DOCUMENTOS EM ANDAMENTO não serão mais instruídos no SP Sem Papel e, sim, no SEI!

Para implementação do Programa SP Sem Papel e estabelecimento dos procedimentos a serem adotados pelo Centro Paula Souza, fica instituído as seguintes atribuições, observadas as disposições do Decreto nº 64.355, de 31 de julho de 2019:

O cadastro de novo usuário no SP Sem Papel, conforme  Artigos 3º, 4º e 5º da Portaria Nº CPS GDS 2904/2020, deve ser requerido pelo superior imediato e encaminhado para o e-mail suportesempapel@cps.sp.gov.br, com os seguintes dados: 

Nome Completo:

CPF: 000.000.000-00; 

Cargo: Professor de Ensino Médio e Técnico (como exemplo); 

Função de Confiança: Coordenador de Projetos ou ATA I, II, III ou Diretor de Serviços Adm/Acad ou Diretor de Escola Técnica ou Diretor de Fatec etc. (como exemplos); 

E-mail pessoal institucional: nome.sobrenome@cps/etec/fatec/posgraduacao.sp.gov.br

Unidade Administrativa de lotação: Etec/ Fatec xxx – Dir de serviço Adm/Acad ou Diretoria ou Biblioteca etc;. 

Aguardar o retorno do Suporte para obter orientações.

O cadastro de novos usuários no SPSP será realizado até a data de adesão do novo sistema SEI/SP no CPS, considerando que a partir deste dia, todos os documentos deverão ser produzidos e tramitados, exclusivamente, no SEI.

Conforme artigo 5º da Portaria Nº CPS GDS 2904/2020, cabe ao Superior Imediato da Unidade Administrativa ou da Unidade de Ensino contatar a equipe do Suporte Sem Papel do CPS (suportesempapel@cps.sp.gov.br) para solicitar a desativação do usuário nas seguintes situações:

I – afastamento;

II – servidor requisitado por outros órgãos;

III – cessação do vínculo com o CPS;

IV – aposentadoria do servidor;

V – usuário especial desligado de função na instituição.

 

Nessas situações, o Superior imediato deverá informar o nome completo, CPF, Unidade Administrativa de lotação do servidor, além do documento comprobatório emitido por autoridade que ateste uma das situações acima (anexar documento que ateste o falecimento ou cópia do ato publicado em D.O. ou  documento que comprove o ato).

Tipo normativo Número Data Ementa Link
Decreto 64.355 31/07/2019 Institui o Programa SP Sem Papel, seu Comitê de Governança Digital e dá providências correlatas Clique aqui
Instrução Normativa APE/SAESP-1 10/03/2009 Estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta. Clique aqui
Portaria UAPESP/SAESP 2 04/12/2018 Dispõe sobre procedimentos para orientar a modelagem de documentos digitais Clique aqui
Portaria UAPESP/SAESP 3 08/10/2020 Substitui o Anexo da Resolução SG-57, de 30-09-2019, que aprova o “Manual de orientação para o uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”. define procedimentos e dá providências correlatas. Clique aqui
Portaria UAPESP/SAESP 4 23/11/2020 Substitui os Anexos I e II da Instrução Normativa APE/SAESP nº 1, de 10 de março de 2009, que definem os requisitos e metadados a serem adotados pelo ambiente digital de gestão documental do SP Sem Papel e por outros sistemas de gestão arquivística Clique aqui
Portaria UAPESP 2 11/06/2021 Institui O Arquivo Digital na Unidade do Arquivo Público do Estado Clique aqui
Portaria UAPESP/SAESP 5 05/08/2021 Orienta os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual sobre a digitalização de documentos públicos, a gestão e a preservação de seus representantes digitais para que produzam os mesmos efeitos legais de documentos originais Clique aqui
Portaria UAPESP/SAESP 6 25/08/2021 Define procedimentos para orientar o mapeamento de documentos compostos e a modelagem de documentos digitais no ambiente digital de gestão documental “Documentos Digitais” do SP Sem Papel Clique aqui
Resolução SG-57 30/09/2019 Aprova o “Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”, define procedimentos e dá providências correlatas. Clique aqui
Portaria Ceeteps-GDS 2874 19/08/2020 Grupo de Trabalho para implantação do SP Sem Papel no âmbito da Autarquia. Clique aqui
Portaria Ceeteps-GDS 2904 14/10/2020 Normatiza a implantação do Programa SP Sem Papel e aprova a Instrução Normativa CADA, que orienta o processo de transição da gestão documental física para o ambiente digital do Programa SP Sem Papel no Centro Estadual de Educação Técnica e Tecnológica Paula Souza – Ceeteps. Clique aqui

Dúvidas sobre as funcionalidades do Programa SP Sem Papel deverão ser direcionadas para o e-mail: suportesempapel@cps.sp.gov.br.