Os avanços das Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) estão trazendo ao mundo em que vivemos um ritmo de transformação sem precedente na História e que impactam também na gestão documental, onde vivenciamos na administração pública um crescimento exponencial da informação produzida, coletada, processada, armazenada e disseminada.
Com esse volume massivo de informações, observamos a gradual substituição do papel pelo meio digital na produção da documentação pública e, por isso, o Centro Paula Souza vem se preparando para lidar com estas mudanças tecnológicas, de modo a buscar adequação à política nacional de gestão, preservação e acesso aos documentos públicos digitais, com a orientação do Apesp e auxílio da Prodesp.
As vantagens do meio digital são bem difundidas e reconhecidas por todos. Entre seus benefícios, podemos destacar: a facilidade de criação, edição e revisão dos documentos; a possibilidade de rápida distribuição da informação por meio da internet; e o reduzido espaço de armazenamento quando comparado aos grandes volumes ocupados pelos papéis acumulados nos arquivos.
Um passo importante para a gestão digital arquivística de documentos no Centro Paula Souza, foi a implantação do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc, em meados de 2018, que despertou um novo olhar à gestão documental no CPS e em 2020 somou a esses esforços o Programa SP Sem Papel, em conformidade com o Decreto n. 64.355, de 31 de julho de 2019, de modo a garantir o acesso, a autenticidade, a confiabilidade, a integridade e a preservação dos documentos públicos digitais.
Embora o SP Sem Papel seja um sistema de produção de documentos nato-digitais, o Governo do Estado de São Paulo formalizou, dia 22 de maço de 2023, conforme noticiário disponível no site da Prodesp, a assinatura do Acordo de Cooperação Técnica com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) para adesão ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI), ferramenta utilizada pelo Governo Federal na gestão digital de documentos e processos. A iniciativa é coordenada pela Secretaria de Gestão e Governo Digital, com operação da Prodesp – Empresa de Tecnologia do Governo.
A nova ferramenta digital substituiu o SP Sem Papel no Centro Paula Souza, dia 12 de junho de 2023, conforme estabelecido pelo Decreto n° 67.641, de 10 de abril de 2023, que dispõe sobre o uso de meio eletrônico para a formalização de processo administrativo no âmbito da Administração Pública estadual e institui o Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo – SEI/SP, revogando as normativas que tratam sobre a produção e tramitação de documentos no SPdoc e no SP Sem Papel (SPSP), portanto, muitas funcionalidades do SPdoc, assim como do SPSP foram desativados para evitar a produção de documentos nos sistemas legados, permanecendo disponíveis somente as funcionalidades que visam a transição dos documentos para o novo sistema, encerramento e consulta de documentos.
Agentes Externos à Administração Estadual: Cadastro de terceiros, visando a assinatura de contratos com o CPS;
Documentos Digitais:Inclusão, Pesquisa, Assinatura e Tramitação de documentos digitais;
Capacitação: Tutoriais de capacitação;
Acessar Agente Externos: Acesso dos Agentes Externos para assinatura de contratos;
Consulta de Protocolo: Consultar o andamento do documento, a partir do seu n° de protocolo.
Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel
Manual Básico de Operações do Sistema SP Sem Papel
Ambiente Virtual de Aprendizagem – AVA
Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel
Deve ser lido atentamente para a correta produção e tramitação dos documentos digitais de arquivo do CPS, em conformidade com os dispositivos legais que regem o SP Sem Papel.
Clique aqui para visualizar a Resolução SG-57, de 30 de setembro de 2019, que aprova o “Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”, define procedimentos e dá providências correlatas;
Clique aqui para visualizar a Portaria UAPESP/SAESP 3. De 8 outubro de 2020, que substituiu o Anexo da Resolução SG-57, de 30-09-2019. Atenção às alterações extremamente relevantes.
Manual Básico de Operações do Sistema SP Sem Papel
O Manual de Operação do SP Sem Papel está disponível no site do próprio Sistema (Portal SP Sem Papel – Projeto São Paulo Sem Papel), basta o usuário devidamente cadastrado se logar com o seu CPF e senha, clicar em “Menu” “Manual”. O manual deve ser lido atentamente para a correta produção e tramitação dos documentos natos-digitais de arquivo do CPS, em conformidade com os dispositivos legais que regem o Programa SP Sem Papel.
Ambiente Virtual de Aprendizagem – AVA
Disponibiliza aos servidores do CPS o acesso ao serviço de “Capacitação”, que contém um Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA), com cursos autoinstrucionais vídeos, FAQ (perguntas frequentes), ambientes de treinamento, web conferências e midiateca, disponíveis no site: https://treinamentos.spsempapel.sp.gov.br/acesso/.
Conforme estabelecido pelo Decreto n° 67.641, de 10 de abril de 2023, fica instituído, no âmbito da Administração Pública do Estado de São Paulo, o Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo – SEI/SP, de forma centralizada e integrada, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos, processos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental.
Receber documentos de órgãos que ainda não aderiram ao SEI!;
Capturar os documentos em andamento no SEI!;
Arquivar documentos;
Acessar documentos arquivados ou em acompanhamento.
NOVOS DOCUMENTOS serão produzidos no sistema SEI!
DOCUMENTOS EM ANDAMENTO não serão mais instruídos no SP Sem Papel e, sim, no SEI!
ImportanteO usuário NÃO conseguirá, no SP Sem PAPEL :
➢ EDITAR ou FINALIZAR documento temporário e;
➢ ASSINAR documentos pendentes de assinatura.
Antes do início da operação do SEI!, acesse o SP Sem Papel :
➢ FINALIZE ou EXCLUA os documentos temporários e;
➢ ASSINE ou CANCELE ou documentos pendentes de assinatura.
O cadastro de novo usuário no SP Sem Papel só será autorizado mediante requerimento do Superior Imediato da Unidade Administrativa e/ou da Unidade de Ensino (Diretor de Unidade ou Diretores de Serviços Acadêmico e Administrativo), indicando a necessidade de uso do sistema para registrar a transição de documentos para o novo Sistema SEI, encerramento dos documentos e/ou pesquisa dos documentos encerrados do SP Sem Papel. Para isso deverá encaminhar os seguintes dados do servidor (usuário) à equipe do Suporte do SP Sem Papel(suportesempapel@cps.sp.gov.br):
Nome Completo;
CPF: 000.000.000-00;
Cargo: Professor de Ensino Médio e Técnico (como exemplo);
Função de Confiança: Coordenador de Projetos ou ATA I, II, III ou Diretor de Serviços Adm/Acad ou Diretor de Escola Técnica ou Diretor de Fatec etc. (como exemplos);
Cabe ao Superior Imediato da Unidade Administrativa ou da Unidade de Ensino contatar a equipe do Suporte Sem Papel do CPS (suportesempapel@cps.sp.gov.br) para solicitar a desativação do usuário nas seguintes situações:
afastamento;
servidor requisitado por outros órgãos;
cessação do vínculo com o CPS;
aposentadoria do servidor;
usuário especial desligado de função na instituição.
Nessas situações, o Superior imediato deverá informar o nome completo, CPF, Unidade Administrativa de lotação do servidor, além do documento comprobatório emitido por autoridade que ateste uma das situações acima (anexar documento que ateste o falecimento ou cópia do ato publicado em D.O. ou documento que comprove o ato).
Estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta.
Substitui o Anexo da Resolução SG-57, de 30-09-2019, que aprova o “Manual de orientação para o uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”. define procedimentos e dá providências correlatas.
Substitui os Anexos I e II da Instrução Normativa APE/SAESP nº 1, de 10 de março de 2009, que definem os requisitos e metadados a serem adotados pelo ambiente digital de gestão documental do SP Sem Papel e por outros sistemas de gestão arquivística
Orienta os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual sobre a digitalização de documentos públicos, a gestão e a preservação de seus representantes digitais para que produzam os mesmos efeitos legais de documentos originais
Define procedimentos para orientar o mapeamento de documentos compostos e a modelagem de documentos digitais no ambiente digital de gestão documental “Documentos Digitais” do SP Sem Papel
Aprova o “Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”, define procedimentos e dá providências correlatas.
Normatiza a implantação do Programa SP Sem Papel e aprova a Instrução Normativa CADA, que orienta o processo de transição da gestão documental física para o ambiente digital do Programa SP Sem Papel no Centro Estadual de Educação Técnica e Tecnológica Paula Souza – Ceeteps.