Os avanços das Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) estão trazendo ao mundo em que vivemos um ritmo de transformação sem precedente na História e que impactam também na gestão documental, onde vivenciamos na administração pública um crescimento exponencial da informação produzida, coletada, processada, armazenada e disseminada.
Com esse volume massivo de informações, observamos a gradual substituição do papel pelo meio digital na produção da documentação pública e, por isso, o Centro Paula Souza vem se preparando para lidar com estas mudanças tecnológicas, de modo a buscar adequação à política nacional de gestão, preservação e acesso aos documentos públicos digitais, com a orientação do Apesp e auxílio da Prodesp.
As vantagens do meio digital são bem difundidas e reconhecidas por todos. Entre seus benefícios, podemos destacar: a facilidade de criação, edição e revisão dos documentos; a possibilidade de rápida distribuição da informação por meio da internet; e o reduzido espaço de armazenamento quando comparado aos grandes volumes ocupados pelos papéis acumulados nos arquivos.
Um passo importante para a gestão digital arquivística de documentos no Centro Paula Souza, foi a implantação do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc, em meados de 2018, que despertou um novo olhar à gestão documental no CPS e em 2020 somou a esses esforços o Programa SP Sem Papel, que colabora com o processo de aprendizado de como devemos lidar com os desafios impostos pela inovação tecnológica, de modo a garantir o acesso, a autenticidade, a confiabilidade, a integridade e a preservação dos documentos públicos digitais. No entanto, o SP Sem Papel já está com os seus dias contados, considerando que o Estado de São Paulo formalizou a assinatura do Acordo de Cooperação Técnica com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) para adesão ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI), ferramenta utilizada pelo Governo Federal na gestão digital de documentos e processos. A iniciativa é coordenada pela Secretaria de Gestão e Governo Digital, com operação da Prodesp – Empresa de Tecnologia do Governo.
Durante o evento, o governo estadual recebeu o Código Fonte para que as áreas técnicas possam atuar e iniciar a implementação do sistema integrado. A introdução do SEI nos processos administrativos do Estado será feita gradualmente, a partir da Secretaria da Casa Civil, com lançamento oficial a partir do dia 10 de abril de 2023. Já inclusão das demais secretarias e das administrações diretas e indiretas virão posteriormente, de forma escalonada.
A nova ferramenta digital substituirá o SP Sem Papel, conforme estabelecido pelo Decreto n° 67.641, de 10 de abril de 2023, que dispõe sobre o uso de meio eletrônico para a formalização de processo administrativo no âmbito da Administração Pública estadual e institui o Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo – SEI/SP, portanto, muitas funcionalidades do SPdoc, assim como do SPSP serão desativados para evitar a produção de documentos nos sistemas legados, permanecendo disponíveis somente encerramento e consulta de documentos.
SP Sem Papel é o programa do Governo do Estado de São Paulo para reduzir / eliminar gradualmente o trâmite de papel no âmbito da Administração Estadual e no seu relacionamento com outras esferas de governo, mediante, entre outras iniciativas, ações de desburocratização e a adoção do processo digital.
O portal SP Sem Papel é uma plataforma corporativa para a produção, tramitação, gestão e controle de processos / documentos digitais, que garante a classificação dos documentos no ato de sua produção de acordo com a Política Estadual de Arquivos.
Também assegura a preservação e a transparência dos documentos produzidos pela Administração Paulista, com controle de documentos sigilosos, e a confiabilidade por meio de assinatura por autenticação ou certificação digital.
Administração pública mais moderna e sustentável.
Aderente à política estadual de arquivos e com destinação final / eliminação automática nos prazos previstos nas tabelas de temporalidade.
Economia com serviços de impressão, transporte e correio.
Acesso via internet, garantindo a produção, a assinatura e o trâmite dos documentos para outras áreas ou órgãos a qualquer hora.
Acompanhamento do andamento dos documentos, das obras e dos serviços contratados pelo Governo do Estado de São Paulo em tempo real por meio de pesquisa simplificada.
Produção dos documentos simples e fácil a partir do editor de textos integrado e de modelos disponíveis
Autenticidade dos documentos garantida por meio de assinatura digital única ou em lote.
Funcionalidades disponibilizadas de acordo com o perfil dos usuários.
No site do Programa SP Sem papel, menu “Serviços”, estão disponíveis os seguintes sistemas e módulos ao CPS:
Deve ser lido atentamente para a correta produção e tramitação dos documentos digitais de arquivo do CPS, em conformidade com os dispositivos legais que regem o SP Sem Papel.
Clique aqui para visualizar a Resolução SG-57, de 30 de setembro de 2019, que aprova o “Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”, define procedimentos e dá providências correlatas;
Clique aqui para visualizar a Portaria UAPESP/SAESP 3. De 8 outubro de 2020, que substituiu o Anexo da Resolução SG-57, de 30-09-2019. Atenção às alterações extremamente relevantes.
O Manual de Operação do SP Sem Papel está disponível no site do próprio Sistema (Portal SP Sem Papel – Projeto São Paulo Sem Papel), basta o usuário devidamente cadastrado se logar com o seu CPF e senha, clicar em “Menu” “Manual”. O manual deve ser lido atentamente para a correta produção e tramitação dos documentos natos-digitais de arquivo do CPS, em conformidade com os dispositivos legais que regem o Programa SP Sem Papel.
Disponibiliza aos servidores do CPS o acesso ao serviço de “Capacitação”, que contém um Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA), com cursos autoinstrucionais vídeos, FAQ (perguntas frequentes), ambientes de treinamento, web conferências e midiateca, disponíveis no site: https://treinamentos.spsempapel.sp.gov.br/acesso/.
Quando um tipo de documento físico passa a ser um documento digital, ocorrem algumas mudanças nas ações relativas a ele. É possível verificar as principais mudanças acessando a tabela comparativa.
Diante da necessidade de se adequar os procedimentos das coordenadorias ao SP Sem Papel (SPSP) e considerando que cabe à Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) a gestão de documentos digitais e o acompanhamento da implantação, da execução e da manutenção do ambiente digital de gestão documental (conf. incisos I e II do art. 16 do Decreto nº 64.355 de 31 de julho de 2019), a CADA orienta:
Qualquer dúvida com relação ao procedimento de análise, deve-se entrar em contato com a CADA por meio do email cada@cps.sp.gov.br.
O procedimento de Análise será feito pelo SPSP para que o requerente tenha tudo devidamente documentado e possa arquivá-lo em sua Mesa Virtual.
Analisar os procedimentos das coordenadorias / departamentos / divisões quanto ao correto uso:
Para o correto entendimento desse Procedimento de Análise, seguem as definições das colunas da tabela abaixo:
O SP Sem Papel ficará acessível para:
Receber documentos de órgãos que ainda não aderiram ao SEI!;
Capturar os documentos em andamento no SEI!;
Arquivar documentos;
Acessar documentos arquivados ou em acompanhamento.
NOVOS DOCUMENTOS serão produzidos no sistema SEI!
DOCUMENTOS EM ANDAMENTO não serão mais instruídos no SP Sem Papel e, sim, no SEI!
Para implementação do Programa SP Sem Papel e estabelecimento dos procedimentos a serem adotados pelo Centro Paula Souza, fica instituído as seguintes atribuições, observadas as disposições do Decreto nº 64.355, de 31 de julho de 2019:
a) a gestão de documentos digitais;
b) o acompanhamento da implantação, da execução e da manutenção do ambiente digital de gestão documental;
c) a modelagem de documentos digitais, observado o disposto nos §§ 1º e 2º do artigo 15 do Decreto nº 64.355;
d) orientar a aplicação dos instrumentos e dos procedimentos de gestão documental;
e) a normatização dos procedimentos de gestão do sistema e de guarda de documentos em papel que forem digitalizados e inseridos no Programa SP Sem Papel, respeitadas as orientações gerais emanadas pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo;
f) expedir as instruções que regulamentarão os procedimentos de uso do Sistema Digital de Gestão Documental do Programa SP Sem Papel, disponibilizando-as aos servidores do CPS;
g) a elaboração das Instruções Normativas, bem como outros documentos orientativos, que serão atualizados sempre que houver necessidade, para melhor desempenho das funções administrativas, devendo o servidor se atentar às atualizações e as novas versões dos documentos;
h) acompanhar a produção documental do CPS e, se necessário, realizar a reclassificação;
i) o coordenador da CADA exercerá a função de Administrador do Programa SP Sem Papel, no âmbito do Centro Paula Souza, cabendo-lhe a inclusão e exclusão de usuários no sistema informatizado.
a) o provimento de suporte tecnológico local em primeiro nível aos usuários, bem como a abertura e o gerenciamento de chamados em segundo nível ao provedor do sistema digital do SP Sem Papel;
b) a disponibilização de solução tecnológica para armazenamento referenciado de documentos digitais cujos formatos não sejam suportados pelo Programa SP Sem Papel, de modo a assegurar acesso, autoria, autenticidade, integridade, confidencialidade e segurança desses documentos;
c) prestar assistência ao usuário na solução de eventuais problemas durante o uso do Serviço de Documentos Digitais.
a) realizar os serviços de protocolo dos documentos físicos, como recebimento e distribuição de correspondências, autuação de processos físicos, encerramento e abertura de volumes que atingiram 200 folhas, arquivamento de documentos físicos, entre outros;
b) orientar os produtores na seleção do modelo de documento e procedimentos; c) monitorar a produção de documentos digitais e observar suas conformidades com os planos de classificação de documentos oficializados.
O cadastro de novo usuário no SP Sem Papel, conforme Artigos 3º, 4º e 5º da Portaria Nº CPS GDS 2904/2020, deve ser requerido pelo superior imediato e encaminhado para o e-mail suportesempapel@cps.sp.gov.br, com os seguintes dados:
– Nome Completo: ;
– CPF: 000.000.000-00;
– Cargo: Professor de Ensino Médio e Técnico (como exemplo);
– Função de Confiança: Coordenador de Projetos ou ATA I, II, III ou Diretor de Serviços Adm/Acad ou Diretor de Escola Técnica ou Diretor de Fatec etc. (como exemplos);
– E-mail pessoal institucional: nome.sobrenome@cps/etec/fatec/posgraduacao.sp.gov.br
– Unidade Administrativa de lotação: Etec/ Fatec xxx – Dir de serviço Adm/Acad ou Diretoria ou Biblioteca etc;.
Aguardar o retorno do Suporte para obter orientações.
O cadastro de novos usuários no SPSP será realizado até a data de adesão do novo sistema SEI/SP no CPS, considerando que a partir deste dia, todos os documentos deverão ser produzidos e tramitados, exclusivamente, no SEI.
Conforme artigo 5º da Portaria Nº CPS GDS 2904/2020, cabe ao Superior Imediato da Unidade Administrativa ou da Unidade de Ensino contatar a equipe do Suporte Sem Papel do CPS (suportesempapel@cps.sp.gov.br) para solicitar a desativação do usuário nas seguintes situações:
I – afastamento;
II – servidor requisitado por outros órgãos;
III – cessação do vínculo com o CPS;
IV – aposentadoria do servidor;
V – usuário especial desligado de função na instituição.
Nessas situações, o Superior imediato deverá informar o nome completo, CPF, Unidade Administrativa de lotação do servidor, além do documento comprobatório emitido por autoridade que ateste uma das situações acima (anexar documento que ateste o falecimento ou cópia do ato publicado em D.O. ou documento que comprove o ato).
Tipo normativo | Número | Data | Ementa | Link |
Decreto | 64.355 | 31/07/2019 | Institui o Programa SP Sem Papel, seu Comitê de Governança Digital e dá providências correlatas | Clique aqui |
Instrução Normativa | APE/SAESP-1 | 10/03/2009 | Estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta. | Clique aqui |
Portaria | UAPESP/SAESP 2 | 04/12/2018 | Dispõe sobre procedimentos para orientar a modelagem de documentos digitais | Clique aqui |
Portaria | UAPESP/SAESP 3 | 08/10/2020 | Substitui o Anexo da Resolução SG-57, de 30-09-2019, que aprova o “Manual de orientação para o uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”. define procedimentos e dá providências correlatas. | Clique aqui |
Portaria | UAPESP/SAESP 4 | 23/11/2020 | Substitui os Anexos I e II da Instrução Normativa APE/SAESP nº 1, de 10 de março de 2009, que definem os requisitos e metadados a serem adotados pelo ambiente digital de gestão documental do SP Sem Papel e por outros sistemas de gestão arquivística | Clique aqui |
Portaria | UAPESP 2 | 11/06/2021 | Institui O Arquivo Digital na Unidade do Arquivo Público do Estado | Clique aqui |
Portaria | UAPESP/SAESP 5 | 05/08/2021 | Orienta os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual sobre a digitalização de documentos públicos, a gestão e a preservação de seus representantes digitais para que produzam os mesmos efeitos legais de documentos originais | Clique aqui |
Portaria | UAPESP/SAESP 6 | 25/08/2021 | Define procedimentos para orientar o mapeamento de documentos compostos e a modelagem de documentos digitais no ambiente digital de gestão documental “Documentos Digitais” do SP Sem Papel | Clique aqui |
Resolução | SG-57 | 30/09/2019 | Aprova o “Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”, define procedimentos e dá providências correlatas. | Clique aqui |
Portaria | Ceeteps-GDS 2874 | 19/08/2020 | Grupo de Trabalho para implantação do SP Sem Papel no âmbito da Autarquia. | Clique aqui |
Portaria | Ceeteps-GDS 2904 | 14/10/2020 | Normatiza a implantação do Programa SP Sem Papel e aprova a Instrução Normativa CADA, que orienta o processo de transição da gestão documental física para o ambiente digital do Programa SP Sem Papel no Centro Estadual de Educação Técnica e Tecnológica Paula Souza – Ceeteps. | Clique aqui |
Dúvidas sobre as funcionalidades do Programa SP Sem Papel deverão ser direcionadas para o e-mail: suportesempapel@cps.sp.gov.br.
Cookie | Duração | Descrição |
---|---|---|
ARRAffinity | Sessão | O Cookie ARRAffinity é definido pelo serviço do aplicativo Azure e permite que o serviço escolha a instância correta estabelecida por um usuário para entregar solicitações subsequentes feitas por esse usuário. |
ARRAffinitySameSite | Sessão | Esse cookie é definido pelo Windows Azure cloud e é usado para balanceamento de carga para garantir que as solicitações da página do visitante sejam roteadas para o mesmo servidor em qualquer sessão de navegador. |
cookielawinfo-checkbox-analytics | 1 ano | Definido pelo plug-in GDPR Cookie Consent, este cookie é usado para registrar o consentimento do usuário para os cookies na categoria "Analíticos". |
cookielawinfo-checkbox-necessary | 1 ano | Definido pelo plug-in GDPR Cookie Consent, este cookie é usado para registrar o consentimento do usuário para os cookies na categoria "Necessário". |
cookielawinfo-checkbox-others | 1 ano | Definido pelo plug-in GDPR Cookie Consent, este cookie é usado para registrar o consentimento do usuário para os cookies na categoria "Outros". |
CookieLawInfoConsent | 1 ano | Registra o estado do botão padrão da categoria correspondente e o status do CCPA. Funciona apenas em coordenação com o cookie primário. |
cookiesession1 | 1 ano | Este cookie é definido pelo firewall Fortinet. Este cookie é usado para proteger o site contra invasões. |
elementor | Nunca | NuncaEste cookie é usado pelo Tema Wordpress do site. Ele permite que o proprietário do site implemente ou altere o conteúdo em tempo real. |
Cookie | Duração | Descrição |
---|---|---|
_ga | 2 anos | Instalado pelo Google Analytics, calcula os dados do visitante, sessão, campanha e também acompanha o uso do site para análise de comportamento. O cookie armazena informações anonimamente e atribui um número gerado aleatoriamente para reconhecer visitantes únicos. |
_ga_56EHBCWRH1 | 2 anos | Este cookie é instalado pelo Google Analytics. |
_gat_gtag_UA_122681750_1 | 1 minuto | Definido pelo Google para distinguir usuários. |
_gid | 1 dia | Instalado pelo Google Analytics, o cookie _gid armazena informações sobre como os visitantes utilizam o site, além de criar um relatório de análise de desempenho do site. Alguns dos dados coletados incluem o número de visitantes, sua fonte e as páginas que eles visitam anonimamente. |
CONSENT | 2 anos | O YouTube define este cookie por meio de vídeos incorporados e registra dados estatísticos anônimos. |
Cookie | Duração | Descrição |
---|---|---|
VISITOR_INFO1_LIVE | 5 meses, 27 dias | Um cookie definido pelo YouTube para medir a largura de banda que determina se o usuário obtém a interface do player nova ou antiga. |
YSC | Sessão | O cookie YSC é definido pelo Youtube e é usado para rastrear as visualizações de vídeos incorporados nas páginas do Youtube. |