A Massa Documental Acumulada – MDA é constituída de conjuntos documentais – em suporte papel – que têm baixo índice de consulta, já cumpriram os prazos precaucionais e prescricionais e que poderiam ser eliminados ou recolhidos à guarda permanente.

Dentre as etapas da avaliação estão a identificação das espécies, tipos e séries documentais. A espécie documental (processo, expediente, relatório, prontuário, memorando, por exemplo) deriva dos objetivos de produção do documento e sua forma de registro. Há uma espécie adequada para cada tipo de registro da informação. O tipo documental é a configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. É o caso, por exemplo, do Processo de aquisição de material de consumo, em que temos a espécie (processo), a ação a ser registrada (aquisição) e o objeto (material de consumo).  Já a série documental é o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo órgão, em decorrência do exercício da mesma função que resultam de idêntica forma de produção e tramitação e obedecem à mesma temporalidade e destinação (Decreto n. 48.897/2004, art. 12).

A compreensão da MDA como um amontoado de “papéis velhos”, armazenados em espaços considerados como “arquivo morto”, resulta na ausência de soluções definitivas para a sua gestão e destinação final. Este contexto é marcado também pela ocupação desnecessária de imóveis públicos, pela dificuldade na recuperação e acesso à informação e pela perda de documentos de guarda permanente, ocasionando prejuízo para a preservação da memória institucional. Dessa forma, por meio da elaboração e aplicação de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos é possível garantir uma produção documental padronizada, bem como sua avaliação e destinação criteriosa e segura, o que permitirá uma guarda racional dos documentos pelo tempo necessário.

Para mais informações sobre a MDA, acessar:

:: APESP – Arquivo Público do Estado de São Paulo :: MDA :: O que é :: (arquivoestado.sp.gov.br)

A eliminação de documentos públicos decorre do trabalho de avaliação documental realizado pela Comissão de Avaliação de Documento e Acesso – Cada, em conjunto com a Seção de Protocolo e Arquivo – SPA e as Unidades Produtoras de documentos e deverá ser efetuada nos prazos estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, aprovadas pela Unidade do Arquivo Público do Estado, considerando que os documentos destinados à eliminação são aqueles que já cumpriram seus prazos na Unidade Produtora e na Unidade com atribuições de Arquivo e não apresentam valor secundário que justifique a sua guarda, podendo ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória do CPS, em conformidade com as disposições do Decreto estadual nº 48.897/2004 e da Instrução Normativa APE/SAESP – 2/2010.

• Intensificar a eliminação criteriosa e segura de documentos destinados à eliminação que já cumpriram seus prazos de guarda (76,7% dos 800 tipos documentais da área meio que são de guarda temporária) e desprovidos de valor que justifiquem sua guarda, em conformidade com o Decreto nº 48.897/2004;
• Promover a preservação adequada de documentos de guarda permanente (23,3% dos 832 tipos documentais da área meio que são de guarda permanente);
• Permitir a identificação, organização e acesso aos documentos de guarda intermediária, ou seja, que ainda têm prazos de guarda a cumprir;
• Contribuir para a liberação de espaços físicos , e a redução de custos com a terceirização da guarda de documentos que já cumpriram seus prazos de guarda, determinados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das áreas meio e fim.

A eliminação de documentos, considerados sem valor para guarda permanente, ocorrerá conforme os procedimentos definidos nos arts. 24 a 30 do Decreto nº. 48.897, de 27 de abril de 2004, além das orientações e controle da Seção de Protocolo e Arquivo – SPA, visto que esse trabalho poderá ocorrer em momentos diferentes para cada unidade ou para cada grupo de Unidades de Ensino ou Unidades Administrativas, conforme disponibilidade da própria Unidade e da Seção de Protocolo e Arquivo – SPA dessa Autarquia.

1. Avaliar e separar os documentos (indicados pela Seção de Protocolo e Arquivo – SPA) destinados à eliminação;

   Execução: Unidade Administrativa ou Unidade de Ensino.

2. Consultar a Procuradoria Geral do Estado, acerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Estadual figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda estabelecidos nas TTDs, nos termos do art. 36 do Decreto n. 48.897, de 27 de agosto de 2004;

   Execução: Cada e SPA.

3. Selecionar amostragens para guarda permanente dos documentos destinados à eliminação, por meio de critérios qualitativos e quantitativos, propostos pela Seção de Protocolo e Arquivo – SPA e com autorização da Cada, nos termos dos arts. 29 e 35 do Decreto n. 48.897, de 27 de agosto de 2004;

   Execução: Unidade Administrativa ou Unidade de Ensino.

4. Elaborar “Relação de eliminação de documentos”, de acordo com o ANEXO I da Instrução Normativa APE/SAESP 2/2010;

   Execução: SPA.

5. Publicar no Diário Oficial o “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos”, conforme modelo constante do ANEXO II, da Instrução Normativa APE/SAESP 2/2010, com o objetivo de dar publicidade ao ato de eliminação, consignando um prazo de 30 dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes;

   Execução: Cada.

6. Elaborar, no ato da eliminação, o “Termo de eliminação de documentos”, de acordo com ANEXO III, da Instrução Normativa APE/SAESP 2/2010 e encaminhar cópia à Unidade do Arquivo Público do Estado para a consolidação de dados e a realização de estudos técnicos na área de Gestão de Documentos;

   Execução: SPA com a assinatura da Autoridade da Unidade Administrativa ou Unidade de Ensino.

7. Fragmentar, manual ou mecanicamente, os suportes de registro das informações de documentos públicos sem valor para guarda permanente, depois de decorrido o prazo de publicidade e se não houver nenhuma manifestação contrária;

   Execução: Unidade Administrativa ou Unidade de Ensino.

8. Doar as aparas resultantes da fragmentação dos documentos em suporte-papel, nos termos da legislação vigente, conforme parágrafo único do art. 30 do Decreto n. 48.897, de 27 de agosto de 2004;

   Execução: Unidade Administrativa ou Unidade de Ensino.

9. Instruir o “Processo relativo aos trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo”, classificado com o código 06.01.06.01, com a Relação de Eliminação, o Edital de Eliminação, o Termo de Eliminação de Documentos e a Ata de reunião.

   Execução: SPA e Cada

Dúvidas sobre a avaliação da Massa Documental Acumulada e Eliminação de Documentos deverão ser direcionadas para o e-mail: spa@cps.sp.gov.br.