Os servidores públicos acessam o SPdoc para realizarem seus procedimentos de gestão documental e o público externo acessa o SPdoc Cidadão > Consulta de Protocolo para localizar os documentos cadastrados no SPdoc pelo CPS, mediante o protocolo entregue pela unidade com atribuição de Protocolo do CPS.

SPdoc Servidores

SPdoc Cidadão

O Manual de Operação do SPdoc está disponível no site do próprio Sistema, basta o usuário devidamente cadastrado se logar com o seu CPF e senha, clicar em “Ajuda” à “Manual”. O manual deve ser lido atentamente para a correta produção e tramitação dos documentos físicos de arquivo do CPS, em conformidade com os dispositivos legais que regem o SPdoc.

Conforme estabelecido pelo Decreto n° 67.641, de 10 de abril de 2023, fica instituído, no âmbito da Administração Pública do Estado de São Paulo, o Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo – SEI/SP, de forma centralizada e integrada, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos, processos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental.

Sendo assim, os processos físicos ou de sistemas de processo administrativo legados (SPdoc e SP Sem Papel), cujo objeto seja a formalização ou a celebração dos instrumentos a que aludem o “caput” e § 1º do artigo 5° do Decreto n° 67.641, de 10 de abril de 2023, deverão ser digitalizados ou transferidos para o SEI/SP, conforme instruções normativas disponíveis no Portal do SEI/SP, em especial as Orientações para a transição ao SEI/SP e a Cartilha de Orientação para Transição de documentos digitais para o Sistema SEI/SP. 

Portanto, o SPdoc ficará ativo apenas para registrar os procedimentos cabíveis (encerramento de volume físico e encerramento de documento) e consulta dos documentos físicos, registrados desde a implantação do SPdoc no CPS.

O cadastro de novo usuário no SPdoc só será autorizado mediante requerimento do Superior Imediato da Unidade Administrativa e/ou da Unidade de Ensino (Diretor de Unidade ou Diretores de Serviços Acadêmico e Administrativo), indicando a necessidade de uso do sistema para registrar o encerramento de volume físico visando a continuidade no ambiente digital, encerramento do documento e/ou pesquisa dos documentos físicos (legados). Para isso deverá encaminhar os seguintes dados do servidor (usuário) à CADA (cada@cps.sp.gov.br):

• Nome Completo;
• CPF: 000.000.000-00;
• Cargo: Professor de Ensino Médio e Técnico (como exemplo);
• Função de Confiança: Coordenador de Projetos ou ATA I, II, III ou Diretor de Serviços Adm/Acad ou Diretor de Escola Técnica ou Diretor de Fatec etc. (como exemplos);
• E-mail pessoal institucional: nome.sobrenome@cps/etec/fatec/posgraduacao.sp.gov.br
• Unidade Administrativa de lotação: Etec/ Fatec xxx – Dir de serviço Adm/Acad ou Diretoria ou Biblioteca etc;. 

O cadastramento será realizado pela equipe de atendimento do SPdoc, do Arquivo Público do Estado de São Paulo, portanto, favor, aguardar o retorno de confirmação de cadastro.

Cabe ao Superior Imediato da Unidade Administrativa e/ou da Unidade de Ensino (Diretor de Unidade ou Diretores de Serviços Acadêmico e Administrativo) contatar a CADA (cada@cps.sp.gov.br) para solicitar a desativação do usuário nas seguintes situações:

1. afastamento;
2. servidor requisitado por outros órgãos;
3. cessação do vínculo com o CPS;
4. aposentadoria do servidor;
5. usuário especial desligado de função na instituição.

Nessas situações, o Superior imediato deverá informar o nome completo, CPF, Unidade Administrativa de lotação do servidor, além do documento comprobatório emitido por autoridade que ateste uma das situações acima (anexar documento que ateste o falecimento ou cópia do ato publicado em D.O. ou  documento que comprove o ato).

A desativação será realizada pela equipe de atendimento do SPdoc, do Arquivo Público do Estado de São Paulo, mediante o encaminhamento das informações solicitadas acima.

Dúvidas sobre o uso do SPdoc deverão ser encaminhadas para o e-mail: cada@cps.sp.gov.br.

Para mais informações acesse: APESP – Arquivo Público do Estado de São Paulo :: Gestão Documental :: Sistema de Arquivos :: Sistema Informatizado – SPdoc :: (arquivoestado.sp.gov.br)